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Coordinación de actividades empresariales

Coordinación de actividades empresariales 

Muchas veces vemos que en un mismo centro de trabajo se desarrollan actividades donde se ven vinculadas dos o más empresas. La gran cantidad de personal a gestionar puede dificultar la prevención de riesgos. Es ahí donde la coordinación de actividades empresariales (CAE) desempeña su rol.

Para muchos trabajadores, como para la misma empresa esta metodología ha resultado en mayor eficiencia. Quédate con nosotros en este post para que te enteres de esta magistral forma de organización. 

La CAE:

La coordinación de actividades empresariales consiste en poner en práctica los medios más efectivos en la gestión de tareas. Se emplea  cuando los trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro laboral. 

Su objetivo es que la concurrencia de actividades no implique dificultades en la seguridad y salud del personal. Se trata de un sistema de acciones participativas en las que los trabajadores informan sobre los posibles riesgos.

Surge para dar soporte a la contratación y subcontratación de los empleados. Hoy en día es muy habitual ver a las grandes empresas utilizar este método tanto a nivel nacional como internacional

Ventajas de la utilización de la CAE

Entre los principales beneficios de la aplicación de la coordinación de actividades empresariales se encuentran:

  1. Ayuda a mejorar la gestión de prevención de riesgos derivados de los trabajos de cada una de las empresas concurrentes
  2. Permite prevenir los riesgos laborales procedentes de la afluencia de las actividades que ahí se realizan
  3. Mantiene informados a todos los empleados sobre los distintos protocolos de emergencia
  4. Evita por todos los medios los accidentes laborales.

Es necesario conocer los medios de coordinación que se disponen para cumplir el marco legal, así como cuál es el más idóneo para realizar una gestión preventiva.

¿Cuáles son los medios de Coordinación de Actividades Empresariales? 

Los medios de coordinación de actividades empresariales son todas aquellas tareas que contribuyen al funcionamiento de la compañía. También las que colaboran con la corrección de errores. Entre ellas están:

  • Reuniones periódicas entre empresas concurrentes, comités de seguridad, empresarios y delegados de prevención
  • Impartición de instrucciones
  • Establecimiento del conjunto de medidas para la prevención de riesgos laborales (PRL).

¿Cómo se gestiona la coordinación de actividades empresariales de forma efectiva?

Coordinación de actividades empresariales

Implementar la CAE significa alcanzar un alto grado de organización en cuanto a los procedimientos de seguridad de los trabajadores. Para ello debes tener en cuenta cinco elementos fundamentales que guiarán todo el proceso:

  1. Objetivo: establecimiento del procedimiento que utilizará la empresa para seleccionar los medios de coordinación adecuados.
  2. Alcance: inventario de todas las situaciones en que tu empresa coincide con otra en un mismo centro de trabajo. 
  3. Desarrollo: diseño y ejecución de acciones concretas.

Comprende:

  • Evaluar los riesgos identificados 
  • Elaborar del plan de medidas para corregirlos
  • Transmitir las instrucciones a los trabajadores implicados
    1. Responsables: selección del personal capacitado y asignación de funciones. Dada su importancia, la coordinación de actividades empresariales debe estar a cargo de expertos. 
  • Documentación: registro de información relevante a la CAE.

Incluye:

  • Datos necesarios para el establecimiento de medidas
  • Organigrama de la empresa
  • Plan de medidas
  • Plan de actividades
  • Responsabilidades
  • Procedimientos 
  • Procesos

En la práctica, la coordinación de actividades empresariales ocurre en tres momentos fundamentales:

  • Al inicio de la actividad: para garantizar la adecuada identificación de todos los riesgos laborales
  • De forma sistemática: para dar seguimiento al plan de medidas (actualización documental, cambio de actividades o condiciones de trabajo)
  • De manera inmediata: para atender situaciones especiales (accidente laboral o emergencia)

Mecanismos de coordinación empresarial

En dependencia de la complejidad de la estructura de la empresa se pueden utilizar varios mecanismos para coordinar las actividades. Estos también varían según la sección, área o departamento en que se apliquen las medidas.

Resulta indispensable conocer cuáles de ellos emplean las empresas que confluyen en un mismo espacio laboral. 

  • Adaptación mutua: ideal para el trabajo de grupos reducidos de personas. Se basa en la comunicación directa entre sus integrantes para garantizar las acciones de seguridad. Puede ser de utilidad en niveles organizacionales más complejos  en casos específicos. Por ejemplo, en los que la celeridad en la toma de decisiones sea crucial para el cumplimiento de los objetivos. 
  • Supervisión directa: funciona mejor cuando el número de trabajadores es significativo. Se designa a un supervisor que da órdenes y vela por su cumplimiento. Está limitado al alcance que pueda tener un individuo respecto a la cantidad de empleados bajo su mando.
  • Normalización de procesos de trabajo: de utilidad en encadenamientos productivos y procedimientos estables. Consiste en la orientación de cierto contenido de trabajo cuya realización depende de un sistema técnico. 

No requiere de toma de decisiones, ya que todos los involucrados conocen sus funciones específicas. Una sola persona es capaz de supervisar el desempeño de muchas. Suele ser el mecanismo más frecuente en el sector industrial.

  • Normalización de resultados: se emplea en empresas o departamentos con actividades enfocadas a lograr determinados objetivos. El empleado goza de autonomía en la gestión de sus procesos. 

Se basa en la competencia del personal seleccionado para desempeñar la labor asignada. Es el método por excelencia de las  compañías multinacionales y las unidades estratégicas de negocios.

  • Normalización de habilidades: se utiliza en entornos laborales profesionales que dependen de la destreza y capacitación del trabajador. Se espera que este sea capaz de tomar decisiones a partir de los conocimientos adquiridos con anterioridad.

Los procesos de selección son rigurosos y demandan una formación previa. A menudo incluyen un plan de educación continuada dentro o fuera de la organización.

Herramientas informáticas de la Coordinación de Actividades Empresariales 

Coordinación de actividades empresariales

Gracias a las nuevas tecnologías la CAE ha podido evolucionar de una forma satisfactoria. Antes todo el proceso de coordinación que se realizaba en las empresas era lento y mediante archivos físicos. Ahora existen herramientas digitales que posibilitan realizar un trabajo mucho más rápido y eficaz.

Uno de los métodos más empleados en la PRL es el reaprovechamiento de documentación. Esto quiere decir que una vez que se haya revisado un documento, puede ser usado tantas veces y en tantos servicios como se requiera. 

Algunas aplicaciones facilitan este proceso:

  • El módulo CAE de SmartOSH, desarrollado por Prevencontrol: permite unir, representar y administrar documentación a cualquier ítem como:
  • Empleados
  • Departamentos
  • Centros
  • Empresas
  • Contratistas
  • Factores de riesgo
  • Puestos de trabajo
  • Medidas preventivas

¿Cómo funciona?  Realiza un barrido automático de la información en busca de documentos previamente revisados por el sistema. Si se hallan dentro de su período de validez, se da por satisfecho ese requisito documental incluso antes de requerirlo.

  • EcoGestor CAE: permite el acceso a tus instalaciones a cualquier persona, vehículo o maquinaria que cumpla con requisitos establecidos. Realiza la aprobación automatizada de la Relación Nominal de Trabajadores (RNT). 

Cuenta, además, con una apk móvil que facilita la consulta del estado de los documentos.

  • Módulo CAE de la Suite SySprocess de Cibernos: posibilita la gestión de actividades en las que intervienen empleados de distintos proveedores. Comprende un conjunto de soluciones colaborativas en materias de seguridad y salud.  
  • Metacontratas: sirve para obtener la plataforma de referencia en España. Ofrece un sistema de control preciso sobre todos los documentos de empresas que concurran en tu centro de trabajo. Aunque es de pago, dispone de una versión gratuita auto-gestionable.

Todos estos softwares tienen en común el cumplimiento de varias funciones, entre ellas:

  • Informe de seguimiento e incidencias
  • Servicio de control y calidad
  • Portal web para subir los documentos
  • Gestión de alertas
  • Subida de información de una forma ágil y sencilla
  • Acceso al estado de los documentos en todo momento y desde cualquier lugar.

¿Cuándo es obligatoria la CAE?

Es obligatoria cuando participan en un mismo centro de trabajo dos o más organizaciones de los siguientes tipos:

  • Empresas
  • Sociedades cooperativas
  • Administración pública
  • Trabajadores autónomos
  • Otras entidades (Fundaciones, ONG, etc.) 

Estas deben cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. Para ello, se tendrán en cuenta los siguientes indicadores:

  • Actividades peligrosas que puedan poner en riesgo la vida, la seguridad y la salud de las personas
  • Dificultades para realizar tareas simultáneas o sucesivas que sean incompatibles 
  • Mayor riesgo y complejidad de poder tomar el control de las diferentes actividades que se están efectuando.
  • Situaciones adversas que ponen en peligro la vida de las personas y que pueden provocar riesgos de nivel grave o muy grave. 
  • Especial dificultad para controlar las interacciones de las distintas actividades desarrolladas en el centro de trabajo.
  • Gran complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes.

Modalidades de la concurrencia 

La participación de las organizaciones en un mismo espacio laboral se puede dar cuando concurren en él trabajadores:

  • De varias empresas sin que medie relación jurídica-laboral (comparten el espacio, no las tareas)
  • De más de una empresa donde hay un empresario titular (este contrata a los que no se incluyen en la actividad de la compañía)
  • Autónomos (cualquiera de los casos precedentes en los que se contraten sus servicios)
  • De diversas empresas cuando existe un empresario principal (este contrata o subcontrata obras y servicios correspondientes a su propia actividad)
  • En obras de construcción (sean públicas o privadas, incluye trabajos de ingeniería civil)
  • Temporales (cualquiera de las modalidades antes mencionadas en las que se formalice un contrato de este tipo)

Responsabilidad ante los accidentes

El incumplimiento de lo establecido respecto a la PRL puede derivar en la ocurrencia de accidentes. Por esta falta y los daños que se ocasionen, puedes incurrir en responsabilidad civil, penal y administrativa. Lo mismo sucede si el siniestro se da a pesar de su aplicación.

Ante tales hechos, la Inspección de Trabajo solicita:

  • El informe de investigación de accidentes
  • El concierto con el Servicio de Prevención Ajeno, Mancomunado o Verificación del Servicio de Prevención Propio
  • La  valoración de riesgos del puesto de trabajo
  • La evaluación de las máquinas y equipos
  • El seguimiento a la salud del accidentado
  • La información de los riesgos en el puesto laboral
  • La capacitación previa al empleado
  • La documentación del procedimiento de trabajo seguro
  • La verificación del mantenimiento de la máquina
  • Las medidas de prevención adoptadas en las evaluaciones
  • La apertura del centro de trabajo y el libro de subcontratación (en obras de construcción)
  • Seguimiento y valoración de las medidas preventivas

¿Quién realiza la coordinación de actividades empresariales?

Coordinación de actividades empresariales

Al tratarse de acciones cooperadas, varios actores intervienen en esta actividad. Los principales son:

El coordinador de actividades empresariales

Frente a esta responsabilidad puede estar una o varias personas. En cualquier caso, debe ser designado por el titular de una de las organizaciones concurrentes. Además, tiene que cumplir alguno de los siguientes requisitos:

  • Ser titular 
  • Ocupar una posición jerárquica en la compañía 
  • Desempeñarse en alguno de los procesos de producción desarrollados en el centro
  • Estar vinculado con el servicio de prevención propio de la empresa titular del centro de trabajo o demás empresas concurrentes
  • Estar capacitado para la coordinación de las actividades  
  • Poseer conocimiento, calificación y experiencia en las actividades consideradas peligrosas o de alto riesgo 
  • Contar con la necesaria colaboración con los recursos preventivos de los empresarios recurrentes
  • Ser compatible con el cumplimiento de la totalidad de las funciones que tuviera encomendadas.

¿Cuáles son las funciones del coordinador de actividades empresariales? 

  • Gestiona y asegura el intercambio de información entre las empresas concurrentes y el centro de trabajo
  • Organiza y dirige reuniones periódicas
  • Vela por el cumplimiento de todas las leyes preventivas laborales
  • Informa, de manera específica, sobre los riesgos a que están expuestos los trabajadores en el centro. Estos peligros pueden ser directos o indirectos
  • Da instrucciones para el cumplimiento de las funciones de las empresas concurrentes
  • Implementa los mecanismos de coordinación de las compañías que confluyen.

La persona designada como Coordinador de Actividades Empresariales debe permanecer en el centro de trabajo todo el tiempo que sea necesario. Otro de los requisitos de sus funciones es sostener la colaboración pertinente con los recursos preventivos. 

¿Cuál es la formación que debe tener este coordinador?

  1. Debe contar como mínimo con las funciones del nivel intermedio, ya que esta es la formación preventiva correspondiente.
  2. Para desempeñar las funciones referidas como Técnico de nivel Medio debe tener una formación mínima. Su contenido debe estar especificado en el programa que hace referencia al Anexo V del Reglamento de los Servicios de Prevención (RSO).

Los Delegados de Prevención

Actúan en representación de los trabajadores y poseen funciones específicas dirigidas a prevenir los riesgos laborales. Estas son:

      Contribuir a mejorar las acciones preventivas a partir de la colaboración con la dirección de la empresa

      Fomentar la cooperación de sus compañeros en el cumplimiento de las medidas y protocolos establecidos

      Brindar asesoría previa a la ejecución, acerca de las acciones con incidencia en la seguridad y la salud de los trabajadores

En el cumplimiento de sus responsabilidades, están facultados para:

      Acompañar a los técnicos en la evaluación de riesgos y a los inspectores durante las visitas de verificación

      Acceder a la documentación necesaria para ejercer sus funciones

      Visitar los lugares de trabajo para constatar el estado de las condiciones

      Recabar del empresario la adopción de medidas de seguridad.

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